Mairie de YOPOUGON

MAIRIE DE YOPOUGON : 2015 – 2016

Mise en place d’un système d’archivage électronique des registres

 

Le service des archives de la mairie de Yopougon était confronté à d’énormes difficultés :

  • Indisponibilité des Registres pour de longues périodes;
  • Impossibilité de faire la traçabilité des sorties des registres et des documents;
  • Pertes pures et simples de certains registres et des documents;
  • Dégradation de l’état des registres et des autres documents;
  • Difficultés de faire des recherches;
  • Duplication de documents;
  • Difficulté de faire des arbitrages

 

Pour répondre à ces difficultés, nous avons customisé le module Docu-Archives et avons obtenu les résultats suivants :

 

  • Dématérialisation et indexation des Registres;
  • Dématérialisation et Indexation des projets et des mentions portées à chaque acte;
  • Traçabilité des sorties des registres et des documents avec mention de la raison, la date de retour prévisionnelle, la localisation, du service et de l’agent;
  • Alertes et notifications des documents dus;
  • Consultation et impression

Gestion de la sécurité et de la confidentialité